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Factures fournisseurs

 Règles à respecter pour les factures fournisseur

Les factures doivent être libellées obligatoirement au nom de l’Union Internationale des Chemins de fer et adressées au service Comptabilité. Ces factures doivent être des originaux.

Conformément à la réglementation en vigueur en matière de TVA européenne, nous vous demandons impérativement de bien vouloir signaler à vos fournisseurs, pour toutes livraisons de marchandises, le n° de TVA de l’UIC ci-dessous :

FR 43 784601841

Le Service Comptabilité refusera toute facture comportant de la TVA facturée par un fournisseur de la l’Union Européenne.

Pour les prestations de service :

  • Certaines opérations réalisées dans les Etats de la communauté peuvent être taxables au regard de la TVA ou autres taxes similaires, mais la TVA est alors récupérable.
  • La réalisation de foires, salons, expositions et autres prestations (locations d’emplacements, travaux d’aménagement de stands, etc.) sont obligatoirement taxables.
  • Les prestations de conseillers, ingénieurs, bureaux d’études dans tout domaine (organisation, recherche, développement), la mise à disposition du personnel etc. peuvent être taxables.

Dans les pays hors de l’Union Européenne sauf la Suisse, la TVA n’est pas récupérable et devient une charge supplémentaire.

Contact UIC Comptabilité - SCHWARTZ Catherine

 Validation des factures

Les factures totales ou partielles doivent être :

  • validées par le chef de projet sur la conformité de l’objet ou prestation fournie et le montant de la facture : Les livrables prévus dans le contrat doivent être validés par les experts de référence avant d’être déclarés satisfaisants et permettre ainsi la validation de la facture par le chef de projet. Les factures du contractant ne peuvent être réglées que si ces conditions sont remplies.
  • signées du Directeur de Projet pour le « bon à payer » pour pouvoir être payées.

Le paiement n’intervient que lorsque l’original de facture est retourné aux services comptables de l’UIC par le Directeur de Projet.

Cf annexe : Délégation de signature pour engagement de dépenses

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