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Controlling

 Responsable Controlling

Titre Responsable Controlling
Provenance UIC
Domaine de compétence Contrôle de gestion
Membre du Secrétariat Général
Rend compte Au Secrétaire Général
Missions - Anime l’équipe controlling
- Etablit des rapports de contrôle financier selon un programme annuel et s’assure de la mise en œuvre des mesures éventuellement nécessaires
- Calcule et valide les contributions des membres aux projets & activités de dimension européenne
- Appose son visa sur les contrats par délégation du Secrétaire Général
Responsabilités Contrôle financier des projets & activités de dimension européenne
Nature des relations Contrôle

 Contrôleur de gestion

Titre Contrôleur de gestion des projets
Provenance UIC
Domaine de compétence Gestion budgétaire
Membre du Secrétariat Général
Rend compte Au Directeur de Projet et au responsable du Controlling
Missions - Coordonne le suivi et reporting (financier, livrables,…)
- S’assure de la bonne utilisation des fonds mis à disposition
Responsabilités - Qualité du suivi par engagements du projet (fiche projet, contrats, factures, …)
- Visibilité budgétaire pour aider au pilotage
Nature des relations support

 Description des missions du Controlling

Assistance et contrôle de cohérence dans la phase préparatoire des budgets

  • Le Controlling réceptionne et vérifie les propositions de budget de l’année N+1. Il contrôle l’exhaustivité du contenu des dossiers mais ne remet pas en cause l’opportunité de présentation d’un budget. Néanmoins, lorsqu’un budget est manifestement surestimé ou sous-estimé, il en informe le Secrétaire Général.

Calcul des contributions par projet

  • Le Controlling est en charge du calcul des contributions (Vanuatu) qui permet d’éditer
    • Les tableaux de validation pour l’Assemblée Générale, après prise en compte des membres souhaitant se retirer ou participer aux projets (à partir de Vanuatu)
    • les tableaux définitifs pour facturer (à partir de Vanuatu)

Conseil auprès des Directeurs et Chefs de projet et reporting

  • Le Controlling informe et conseille les Directeurs et les Chefs de projet à chaque stade du projet. Il assure, pour le Directeur du département, le reporting et la vision financière de l’ensemble des projets du département.
  • Il prépare les tableaux de synthèse (total projets, activités / Forum – plateforme) pour les réunions statutaires. Il collecte les commentaires sur chaque projet pour le rapport annuel.

Suivi des engagements

  • Le contrôleur de gestion est responsable dans le système de gestion intégré NAVISION de
    • la mise à jour des données des projets de dimension européenne
    • la saisie des engagements liés à des contrats

Supervision du suivi budgétaire

  • Le contrôleur de gestion s’assure du respect des budgets et des procédures relatives aux transferts entre comptes. Il analyse les écarts par rapport au budget prévu.
  • A cet effet, il rencontre lors de ses missions les chefs de projet.

Documents contractuels

  • Le contrôleur de gestion s’assure de la régularité des contrats, en particulier des dispositions financières et des clauses de pénalités, en liaison avec le service juridique (). Ils veillent à la sauvegarde des intérêts de l’UIC. Le visa du Secrétaire Général est alors apposé sur tous les contrats avant signature par le Directeur de projet. Le Secrétaire Général peut déléguer cette tache au responsable Controlling qui le tiendra informé de toute difficulté.

Contrôle interne

  • Dans le cadre de son rôle de contrôle interne des projets & activités, le responsable Controlling vérifie que les procédures juridiques et budgétaires sont bien respectées et notamment
    • le respect des procédures pour l’engagement des dépenses
    • le respect de l’application des seuils de compétence
  • Des missions d’audit interne seront menées sur décision du Secrétaire Général. Chaque contrôle donnera lieu à un rapport à destination du Secrétaire Général qui prendra les mesures éventuellement nécessaires. Le rapport de chaque projet contrôlé sera alors remis au Directeur et au chef du projet par le Secrétaire Général.
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