Startseite > Financen > Leitfaden für europäischer Dimension Projekt > ProjektAusführung > Aufgaben des Projektleiters-Fachreferenten

Aufgaben des Projektleiters-Fachreferenten

Zu Projektbeginn sind die Aufgaben zwischen Projektleiter und Fachreferent genau aufzuteilen, damit sie im Rahmen des Projektmanagements klar abgegrenzt sind.

 Project launch

  • Management of project sheet
  • Preparation of budget item-by-item
  • Planning of work batches (under MS Project)
  • Planning of financial/material/human resource utilisation (initial budget planning)

 Lancierung des Projekts

  • Verwaltung des Projektblatts
  • Erstellung des Haushalts (einzelne Posten)
  • Planung der Arbeitspakete (mittels MS Project)
  • Planung der Verwendung der finanziellen, materiellen und personellen Ressourcen (erste Haushaltsplanung)

 Technische Koordinierung

  • Leitung des Projektteams (Organisation der Sitzungen, Versenden der Tagesordnung, der Niederschriften,…)
  • technische Koordinierung und Validierung der Ergebnisse
  • regelmäßige Berichterstattung über den Projektfortgang

 Betreuung der Dienstleister

  • Erstellung des Lastenhefts – Lancierung der Ausschreibung zwecks Auswahl eines Dienstleisters – Auswertung und Vergleich der Angebote
  • Validierung der Auswahl eines Dienstleisters und seines technischen Angebots
  • Bestätigung der Vertragsinhalte
  • Validierung der im Vertrag festgelegten Ergebnisse

      Konten- und Haushaltskontrolle

  • Bestätigung der Übereinstimmung der Rechnungen mit den Verträgen bzw. Arbeiten
  • Nach Erhalt des Hauptbuchs: Prüfung, dass alle verbuchten Ausgaben das Projekt betreffen
  • Haushaltskontrolle: Nach Erhalt der Übersicht des Haushaltsstands: Prüfung der geplanten finanziellen Verpflichtungen, Analyse der Abweichungen und positiven bzw. negativen Ergebnisse
  • Aktualisierung der noch auszugleichenden Aufwendungen: Verpflichtungen, zu denen noch keine Rechnungen eingegangen sind; der Stand ist vor dem 15. Januar J + 1 zurückzusenden
  • Aktualisierung des Inventurblatts: Mobiliar, Datenverarbeitungsmaterial, Betriebs- und Geschäftsaustattung; der Stand ist vor dem 15. Januar J + 1 zurückzusenden

 Dokumentationsmanagement

Bereitstellung des Projekt-Kow-hows auf einer eigenen Plattform (Extranet) :

  • Aktualisierung der Zusammensetzung der Arbeitsgruppen und ihrer Zugangsrechte zu den Unterlagen
  • Aktualisierung der Sitzungsdaten und -unterlagen
  • Aktualisierung der Arbeitsunterlagen

 Verbreitung der Ergebnisse

  • Erstellung eines Kommunikationsplans
  • Übermittlung der für die Kommunikation relevanten Informationen nach Abschluss der einzelnen großen Projektphasen

 Verwaltungsaufgaben

  • Erfassung des Arbeitsaufwands
  • Anmietung der Säle
  • Übersetzungen